Como controlar estoque de peças na oficina com caderno

Se você quer saber como controlar estoque de peças na oficina sem sistema caro, basta um caderno (ou o bloco de notas do celular) e quatro hábitos: saber quais peças mais saem, definir um mínimo pra cada uma, contar toda segunda e comprar só o que ficou abaixo do mínimo.

Todo mecânico conhece os dois lados do problema. Carro desmontado no elevador, e a peça que você jurava ter acabou. O cliente esperando, você correndo pra autopeças. Ou então a prateleira cheia de peça que ninguém pede, com dinheiro parado juntando poeira.

Por que é difícil controlar estoque de peças na oficina de cabeça

Porque o controle fica na memória. Você lembra que comprou filtro de óleo, mas não lembra que usou os últimos três na sexta. Ninguém guarda na cabeça a quantidade de dezenas de peças diferentes.

Na hora de comprar, sem anotação, a gente compra pelo susto. Faltou uma vez, você pega dez. Aí sobra por meses, enquanto falta dinheiro pra outra coisa.

Passo 1: liste as 20 peças que mais saem

Não tenta controlar tudo. Começa pelas peças que giram toda semana. Numa oficina comum, costumam ser coisas como:

• filtros de óleo, de ar e de combustível dos carros que você mais atende
• óleo de motor nos tipos mais pedidos
• pastilha de freio dos modelos mais comuns do bairro
• velas, lâmpadas, palhetas e correias
• fluido de freio e aditivo de radiador

Pra montar a sua lista, olha as notas e os recibos do último mês. O que apareceu mais vezes entra. O resto você continua comprando quando o carro chega, como já faz hoje.

Vinte é um bom número pra começar porque cabe numa página do caderno. Se der certo, depois você aumenta.

Passo 2: marque o mínimo de cada peça

O mínimo é a quantidade que, quando chega nela, avisa que está na hora de comprar. Pra achar esse número, pensa em duas coisas: quanto sai por semana e quanto tempo o fornecedor leva pra entregar.

Um exemplo. Imagina que saem uns 4 filtros de óleo de um certo modelo por semana e a autopeças entrega no dia seguinte. Um mínimo de 3 está bom. Chegou em 3, compra.

Se a peça vem de longe e demora uma semana pra chegar, o mínimo precisa cobrir essa semana inteira. Aí seria uns 5 ou 6.

No caderno, fica uma linha por peça, assim:

Filtro de óleo (modelo X) | mínimo: 3 | segunda: 5 | segunda seguinte: 2, comprar

Passo 3: conte toda segunda de manhã

Escolhe um horário fixo. Segunda cedo, antes do primeiro carro entrar, costuma ser tranquilo. Com 20 peças, a contagem leva uns 15 minutos.

Anota a quantidade ao lado de cada peça. O que estiver no mínimo ou abaixo, você circula. A lista circulada vira o seu pedido da semana.

Se você tem um ajudante, pode passar essa tarefa pra ele. Só combina duas coisas: a contagem é toda segunda, sem pular, e o caderno fica sempre no mesmo lugar.

Se preferir o celular, tira uma foto da página toda segunda depois de contar. Em um mês você tem o histórico e enxerga o que sai rápido e o que está encalhado.

Passo 4: compre só o que ficou abaixo do mínimo

Parece óbvio. Mas muda a oficina. Você para de comprar no susto e de lotar a prateleira de peça que gira pouco.

Compra o suficiente pra voltar a um nível confortável, não pra durar o ano. Se saem 4 por semana, ter uns 8 já resolve. O dinheiro que não foi pra prateleira fica no caixa, pra pagar conta e salário.

Peça que ficou três meses parada na contagem é sinal de que você comprou demais. Não recompra. Tenta usar ou vender antes.

Como controlar estoque de peças na oficina com ajuda do fornecedor

Peça cara e de pouca saída, como um módulo ou um amortecedor de modelo menos comum, não precisa morar na sua prateleira. Deixa ela no estoque do fornecedor.

Conversa com a autopeças que você mais usa:

Eu compro com vocês toda semana. Consigo receber peça no mesmo dia ou no dia seguinte? Aí eu paro de estocar as mais caras e peço quando o carro entrar.

Quem compra sempre no mesmo lugar tem mais conversa pra negociar entrega rápida, prazo pra pagar e troca de peça que veio errada. E vale ter um segundo fornecedor anotado pra quando o primeiro não tiver a peça.

Com peça cara, a ordem é: passa o orçamento pro cliente, espera o “pode fazer” e só então compra. Assim você nunca fica segurando uma peça de R$ 800 que o cliente desistiu de trocar.

E se o seu negócio não é oficina? O mesmo caderno funciona pro salão com tinta e escova progressiva, pra padaria com farinha e fermento, pra loja de material de construção. Lista do que mais sai, mínimo, contagem fixa e compra só do que faltou.

Na próxima segunda, antes de abrir o portão, pega um caderno e escreve as 20 peças que mais saíram no último mês.