Fornecedor atrasou a entrega: o que fazer sem parar a loja

Quando o fornecedor atrasou a entrega e o cliente está no balcão, a primeira coisa é falar a verdade e oferecer uma saída na hora: outro produto, outra data ou buscar a mercadoria em outro lugar. Depois, com calma, você arruma a casa pra isso não te pegar de novo.

Na loja de material de construção, o atraso dói mais. O pedreiro parou a obra esperando o cimento. A cliente marcou o azulejista pra sábado. Cliente que perde um dia de obra por causa da loja não esquece tão cedo.

Fornecedor atrasou a entrega: o que fazer no dia

1. Avise o cliente antes que ele descubra

Se a entrega estava marcada pra hoje e o caminhão não chegou, mande mensagem pro cliente cedo. Avisar às 8h é muito diferente de ouvir a reclamação às 16h.

Bom dia, seu João! O caminhão do fornecedor atrasou e o cimento ainda não chegou. Tenho duas opções: levo hoje à tarde uma marca parecida que tenho aqui, ou garanto a entrega amanhã até as 10h. Qual fica melhor pro senhor?

Repare que a mensagem não culpa ninguém e já traz duas opções. O cliente escolhe em vez de reclamar.

2. Ofereça um produto parecido

Olhe o que tem na prateleira que resolve: outra marca, outro tamanho, uma cor bem próxima. Se o substituto for mais caro, pense em cobrar o preço do original. Você ganha um pouco menos nessa venda e ganha um cliente que volta.

3. Busque com um fornecedor reserva ou com um colega

Às vezes compensa comprar pouca coisa de outro distribuidor, mesmo pagando mais, do que perder a venda. Se você tem amizade com o dono de outra loja do ramo, dá até pra pegar emprestado e devolver quando a sua carga chegar.

Como cobrar o fornecedor sem brigar

Ligue, mas confirme tudo por escrito no WhatsApp. Pergunte uma coisa só: qual a nova data e hora. Se ele não souber, peça pra avisar até um horário combinado.

Oi, Marcos. O pedido de terça não chegou e eu tenho cliente esperando. Me confirma até as 11h qual o novo dia e horário da entrega?

Anote no caderno: dia do pedido, dia prometido e dia que chegou. Em poucos meses você sabe quem cumpre e quem enrola. Esse caderno pesa muito na hora de negociar preço e prazo.

Leia também: Como negociar prazo com fornecedor sendo pequeno

Estoque mínimo no caderno: o seu alarme

Muito atraso de fornecedor só vira problema porque a loja já estava no último saco. Com um pouco de folga na prateleira, um atraso de dois dias passaria sem ninguém notar.

Estoque mínimo é a quantidade que, quando você chega nela, já faz o pedido novo. A conta é simples. Veja um exemplo com números redondos:

• quanto você vende por dia daquele produto: 10 sacos de cimento
• quantos dias o fornecedor leva pra entregar: 3 dias
• uma folga pra atraso: mais 2 dias

São 10 sacos vezes 5 dias, que dá 50 sacos. Quando o estoque chegar em 50, faça o pedido. Escreva esse número no caderno e, se der, numa etiqueta na própria prateleira, pra qualquer funcionário ver.

Não precisa fazer isso pra tudo. Comece pelos 10 produtos que mais vendem e que, se faltarem, param a obra do cliente. Com o fim de ano chegando, vale ler também quanto comprar pro Natal sem sobrar mercadoria.

Fornecedor atrasou entrega de novo? Tenha um segundo

Depender de um fornecedor só é como ter um único caminho pra chegar em casa. Se a rua fechar, você fica parado.

Não precisa dividir as compras meio a meio. Basta comprar de vez em quando de um segundo distribuidor, pra ter o contato e conhecer o prazo e o preço dele. Quando o principal falhar, você liga e já é conhecido, em vez de ser um estranho pedindo favor.

Guarde no celular o número de pelo menos dois fornecedores pra cada produto importante. Pode ser um atacado da cidade vizinha, um representante, até a loja maior do centro.

Prazo combinado por escrito no WhatsApp

Pedido feito só por telefone vira palavra contra palavra. Depois de ligar, mande uma mensagem resumindo:

Confirmando o pedido: 100 sacos de cimento e 20 de argamassa, entrega quinta até as 10h, pagamento em 28 dias. Certo?

Se ele responder “certo”, o combinado fica guardado. Na próxima conversa, dá pra mostrar quantas vezes o prazo não foi cumprido e pedir desconto, frete grátis ou prioridade na rota.

Faça o mesmo com o cliente. Quando ele encomendar algo que você não tem na hora, mande por escrito o que foi pedido e a data prevista. Se o fornecedor atrasar, você avisa no mesmo fio da conversa, e fica tudo claro.

E se o seu negócio não é material de construção

Padaria sem farinha, salão sem tinta de cabelo, oficina sem a peça: o caminho é o mesmo. Avise o cliente cedo, ofereça uma saída, cobre o fornecedor por escrito e deixe o estoque mínimo anotado.

Amanhã, escolha os cinco produtos que mais vendem e escreva no caderno o estoque mínimo de cada um. É meia hora de trabalho que evita o próximo cliente bravo no balcão.