Quanto custa um funcionário: a conta além do salário

Quanto custa um funcionário que ganha salário mínimo? Pra quem é MEI, cerca de R$ 2.115 por mês, e não R$ 1.621. A diferença vem do INSS, do FGTS e do dinheiro que você precisa guardar todo mês pro 13º e pras férias. E isso antes do vale-transporte.

Muito dono olha só o salário na hora de contratar. Faz a conta, vê que cabe e chama a pessoa. Aí chega dezembro com o 13º, depois as férias, e o caixa aperta. Saber o custo de verdade antes evita esse susto.

Quanto custa um funcionário com salário mínimo

O salário mínimo de 2026 é R$ 1.621, pelo Decreto 12.797 de 2025. O MEI pode ter um empregado, e paga em cima do salário dele 3% de INSS e 8% de FGTS, segundo o Portal do Empreendedor.

Só que tem mais coisa. Todo funcionário com carteira assinada tem direito a 13º salário e a férias com um terço a mais. Esse dinheiro não sai todo mês do seu bolso, mas sai uma vez por ano, e em valor grande. O jeito de não ser pego de surpresa é guardar um pedaço todo mês.

A conta mês a mês, item por item

Pelas regras da CLT, a conta aproximada de um funcionário de salário mínimo num MEI fica assim:

• Salário: R$ 1.621
• INSS do patrão (3%): R$ 49
• FGTS (8%): R$ 130
• 13º guardado (um doze avos do salário): R$ 135
• Férias com um terço guardadas: R$ 180

Total: cerca de R$ 2.115 por mês. Quase R$ 500 a mais que o salário.

É uma conta arredondada, pra você ter a ordem de grandeza. Tem detalhes que mexem uns reais pra cima, como o FGTS que também incide no 13º e nas férias. Peça pro seu contador conferir com os números certos do seu caso.

Leia também: Prazo 13º salário 2026: o que o pequeno negócio paga

Por que guardar o 13º e as férias todo mês

Pensa numa borracharia que contratou um ajudante em janeiro. Todo mês ela paga o salário, o INSS e o FGTS, e acha que está tudo certo. Em dezembro chega o 13º, R$ 1.621 de uma vez. Depois chegam as férias, que custam o salário mais um terço. Se o dinheiro não foi separado, ele sai do caixa que ia pagar fornecedor.

O jeito simples: abra uma conta separada ou uma caixinha no banco digital só pra isso. Todo mês, no dia do salário, transfira os R$ 315 do 13º e das férias. Não mexa. Quando a conta chegar, o dinheiro está lá.

E o vale-transporte?

Se o funcionário precisa de ônibus pra chegar, você paga o vale-transporte. A lei deixa descontar do salário dele até 6%. No salário mínimo, isso dá uns R$ 97. O que passar disso é por sua conta.

Um exemplo: se as passagens do mês somam R$ 300, o funcionário paga até R$ 97 e você paga o resto, uns R$ 203. A conta total do mês sobe pra perto de R$ 2.318.

Se a pessoa mora perto e vai a pé, não tem esse custo. Mais um motivo pra dar preferência a quem é do bairro.

Quanto o negócio precisa vender a mais pra pagar um funcionário

O funcionário não se paga com o faturamento todo. Ele se paga com o que sobra de cada venda depois dos custos.

Volta na borracharia. Imagina, como exemplo, que de cada R$ 100 que entram sobram R$ 50 depois de pagar remendo, válvula, luz do compressor e aluguel. Pra cobrir R$ 2.115 de funcionário, ela precisa vender R$ 4.230 a mais por mês.

Agora divide pelo mês. Trabalhando 26 dias, são uns R$ 163 a mais por dia. Se um conserto de pneu sai por R$ 40, são quatro consertos a mais todo dia, só pra empatar com o custo do ajudante.

A pergunta que fica: com essa pessoa, você consegue atender esses quatro carros a mais? Se hoje você perde cliente porque a fila fica grande, ou se a sua hora livre vai virar mais serviço, a conta pode fechar. Se o movimento vai continuar o mesmo, o funcionário sai do seu lucro.

Pra saber quanto sobra de verdade de cada venda no seu negócio, o passo a passo está em como saber se o negócio dá lucro.

Antes de contratar, faça três coisas

• Escreva no caderno a conta completa, com o vale-transporte se tiver
• Veja nos últimos três meses se o movimento aguenta a venda a mais
• Comece a guardar os R$ 315 do 13º e das férias desde o primeiro mês

E se você não é MEI? Se o negócio é ME ou está no Simples Nacional, a conta de imposto sobre o salário muda, conforme a atividade. A lógica é a mesma, mas o número quem passa é o contador. O passo a passo pro primeiro registro está em como contratar o primeiro funcionário sendo MEI.

Amanhã, pegue o caderno, escreva R$ 2.115 no alto da página e veja quantos serviços a mais por dia o seu negócio precisa fazer pra pagar esse número.