Como organizar o dia sendo dono e fazendo tudo sozinho

Como organizar o dia sendo dono de negócio sozinho? Divide o dia em blocos fixos, com hora de atender, hora de responder mensagem, hora de comprar e hora de fazer conta. E escolhe só 3 tarefas importantes por dia, anotadas no caderno.

Quem faz tudo sozinho vive apagando incêndio. Está no meio de um conserto, o WhatsApp apita, a peça precisa ser pedida, o cliente chega no balcão. No fim do dia foram 12 horas de trabalho e a sensação é de que nada andou. Quase sempre falta trilho pro dia e sobra interrupção.

Por que fica difícil organizar o dia sendo dono sozinho

Cada interrupção custa mais do que parece. Você para o conserto pra responder uma mensagem e depois perde um tempo pra lembrar onde estava, qual parafuso era de onde. Faz isso 30 vezes no dia e lá se foi uma manhã.

Imagina o Rafael, que tem uma assistência técnica de celular e trabalha sozinho. Ele abre às 9h. Às 9h05 já tem cliente na porta, três áudios no WhatsApp e o fornecedor perguntando se vai querer as telas. Tudo parece urgente. Quase nada é.

O Rafael não precisa trabalhar mais. Precisa decidir antes o que faz em cada hora, pra parar de decidir no susto.

Divide o dia em blocos fixos

Bloco é um horário reservado pra um tipo de tarefa. Fora dele, aquela tarefa espera a vez.

Um exemplo de como o Rafael poderia montar o dia dele:

• 9h às 9h30: responde as mensagens da noite e passa os orçamentos.
• 9h30 às 12h: conserto, com o celular virado pra baixo na bancada.
• 12h às 12h30: mensagens de novo.
• 14h às 17h: conserto e entrega dos aparelhos prontos.
• 17h às 17h30: pedido de peça pro fornecedor, uma vez só por dia.
• Depois de fechar: 15 minutos pra conta do dia no caderno.

Cliente no balcão continua sendo atendido, claro. O que muda é a mensagem: ela espera o próximo bloco. Pra quem escreve não ficar no vácuo, deixa uma resposta automática avisando quando você responde. Dá pra fazer de graça, como mostramos em mensagem automática no WhatsApp Business.

Oi! Estou no meio de um conserto agora. Respondo todas as mensagens às 12h e às 17h. Se for urgente, pode passar aqui na loja.

Não precisa acertar de primeira. Testa uma semana e muda o que não encaixou.

Leia também: Como tirar folga sendo dono sem fechar o negócio

A lista de 3 coisas por dia no caderno

Lista com 20 itens não funciona. Você olha, cansa e volta pro modo incêndio.

Toda noite, ao fechar a loja, escreve no caderno as 3 coisas que mais importam pro dia seguinte. Só três. Coisas que, se ficarem prontas, fazem o dia ter valido.

Terça

1. Pedir as 5 telas que estão faltando.

2. Ligar pro cliente do tablet com o orçamento.

3. Pagar o boleto do aluguel.

Faz essas três primeiro, de preferência no começo do dia, antes do movimento apertar. O resto vai entrando nos buracos. Se sobrar alguma no fim do dia, ela passa pra lista de amanhã, no topo.

O caderno tem uma vantagem sobre o celular: você abre ele pra ver a lista e não cai no WhatsApp no caminho.

O que largar ou passar pra frente primeiro

Sozinho não dá pra fazer tudo bem. Então escolhe o que sai da sua mão. Algumas ideias que custam pouco ou nada:

• Perguntas repetidas. Preço de troca de tela, horário, se aceita cartão. Salva as respostas nas respostas rápidas do WhatsApp Business e responde em dois toques.
• Ida ao fornecedor. Se dá pra pedir entrega, pede. Cada ida a menos devolve horas de bancada.
• Serviço que paga pouco e toma muito tempo. Se um tipo de conserto sempre atrasa e rende mal, sobe o preço ou para de fazer.
• Papelada. Se você tem contador, junta tudo numa pasta e manda de uma vez por mês.

Ajuda de alguém da família ou de um conhecido também conta. Às vezes uma pessoa só pra atender balcão duas tardes por semana já libera o seu conserto.

Como organizar o dia sendo dono de outro tipo de negócio

A mesma ideia serve pra salão, oficina, confeitaria em casa ou loja pequena. Muda o que vai em cada bloco. Na confeitaria, a produção fica de manhã cedo e as entregas à tarde. No salão, o bloco de mensagens cabe entre uma cliente e outra. A base é igual pra todo mundo: mensagem em hora marcada, compra uma vez por dia, conta todo dia e 3 prioridades no caderno.

Como saber se está funcionando

Depois de duas semanas, abre o caderno e responde três perguntas. Em quantos dias você fez as 3 coisas da lista? Os serviços saíram no prazo? Você conseguiu fechar na hora em pelo menos alguns dias?

Se a resposta for sim em metade dos dias, já está bem melhor que antes. Se não, mexe no tamanho dos blocos ou tira alguma coisa do dia. A rotina boa é a que aguenta uma terça-feira cheia.

Hoje, antes de fechar: escreve no caderno as 3 coisas de amanhã e o horário do seu primeiro bloco de mensagens.